Ratgeber · Erstellen
E-Rechnung erstellen – so kommen Sie zu XRechnung & ZUGFeRD
Ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im B2B ausstellen. Diese Wege führen zu einer konformen XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung – und so prüfen Sie vor dem Versand, ob sie wirklich gültig ist.
Weg 1: Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware
Die meisten aktuellen Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme exportieren inzwischen XRechnung (UBL/CII) oder ZUGFeRD. Prüfen Sie in den Exporteinstellungen, welches Profil erzeugt wird – für Behörden (B2G) brauchen Sie XRechnung mit Leitweg-ID, im B2B ist ZUGFeRD/Factur-X ab Profil EN 16931 verbreitet.
Weg 2: Kostenlose Generatoren und Portale
Für gelegentliche Rechnungen gibt es kostenlose Erfassungsmasken, etwa die Rechnungseingabe der Bund-Portale (ZRE/OZG-RE) für Rechnungen an Behörden. Dort tippen Sie die Rechnung ein und erhalten eine konforme XRechnung – ohne eigene Software.
Weg 3: ERP-/Warenwirtschaftssysteme
Größere Systeme (DATEV, Lexware, SAP & Co.) bringen E-Rechnungs-Ausgabe mit. Wichtig ist die richtige Konfiguration: vollständige Pflichtfelder (u. a. Steuernummer/USt-IdNr., Zahlungsangaben) und im B2G die Leitweg-ID des Empfängers in BT-10.
Worauf Sie beim Erstellen achten müssen
- Pflichtfelder der EN 16931: Verkäufer-/Käuferdaten, Positionen, Steuersätze, Zahlungsangaben.
- Bei XRechnung zusätzlich die BR-DE-Regeln der KoSIT – z. B. Kontaktangaben (BR-DE-2) und Zahlungsanweisungen (BR-DE-1).
- B2G: die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID (BT-10), sonst schlägt BR-DE-15 fehl.
- Vor dem Versand validieren – eine formal ungültige E-Rechnung kann abgelehnt werden.
Häufige Fragen
Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?
Ja. Für Rechnungen an Behörden bieten die Bund-Portale (ZRE/OZG-RE) kostenlose Erfassungsmasken. Im B2B erzeugen viele Rechnungsprogramme bereits im Basistarif XRechnung oder ZUGFeRD.
Ist eine selbst erstellte PDF-Rechnung ab 2027 noch erlaubt?
Im B2B nur noch übergangsweise bzw. in Ausnahmefällen (z. B. Kleinunternehmer nach § 34a UStDV, Kleinbeträge bis 250 €). Der Standard wird die strukturierte E-Rechnung nach EN 16931.
Wie prüfe ich, ob meine erstellte E-Rechnung gültig ist?
Laden Sie die Datei in unseren kostenlosen Validator: Er prüft gegen die offiziellen EN-16931- und KoSIT-BR-DE-Regeln, direkt im Browser und ohne Upload.
Der E-Rechnungspflicht einen Schritt voraus
Kurze, praktische Updates zu XRechnung & ZUGFeRD — und Early Access auf neue Funktionen (Erstellen, automatisches Beheben).