Ratgeber · Empfang
E-Rechnung empfangen – was jetzt zu tun ist
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Was bedeutet das konkret, und wie lesen Sie die Rechnungen ohne teure Software?
Das Minimum
Rechtlich reicht zunächst ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen. Wichtig ist, dass Sie strukturierte Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) annehmen und verarbeiten können.
Empfangen, lesen, verarbeiten
- Empfangen: Annahme per E-Mail genügt zunächst.
- Lesen: Mit einem Viewer machen Sie die XML ohne neue Software lesbar.
- Verarbeiten: Für Buchung/Archivierung ist die originale XML aufzubewahren (GoBD).
Praxis-Tipp
Bewahren Sie immer die originale XML-Datei auf – sie ist die maßgebliche E-Rechnung. Eine ausgedruckte oder als PDF gespeicherte Ansicht ist nur eine Kopie.
Häufige Fragen
Brauche ich sofort eine Buchhaltungssoftware?
Nicht zwingend für den Empfang. Zum Lesen genügt ein Viewer. Software lohnt sich, wenn Sie viele Rechnungen automatisiert verarbeiten möchten.